E-Posta Taşıma Nedir? Neden Yapılır?

E-postalar, elektronik ortamda ve bir sunucu üzerindeki sabit diskte kaydedilen dijital verilerdir. Bu verileri biz IMAP, POP3 veya MAPI, EWS gibi teknolojileri kullanarak bir program vasıtasıyla görüntülüyor veya etkide bulunabiliyoruz.

Bir servisten aldığınız kurumsal e-posta hizmetine bağlı kullandığınız e-postalar, hizmeti veren kuruluşun E-posta Sunucusu (Server) üzerinde saklanır. Servis değiştirmek istediğinizde ise bu e-postalar isterseniz taşınabilir. E-posta taşıma işlemi yapılmazsa bir süre sonra eski hizmet veren kuruluş bu verileri silecektir.

E-posta Taşıma Nedir?

E-posta taşıma işlemi, bir serviste bulunan e-postaların başka bir e-posta sunucusuna aktarılması işlemidir. Bir nevi veri aktarma işlemdir. Taşıma işlemi ise iki farklı e-posta sunucusu arasında olur. 

Bir firmadan aldığınız kurumsal  e-posta hizmetine bağlı (Google Workspace, Microsoft Office 365, Yandex vs.)  e-postalarınız o firmanın e-posta sunucularında kaydedilir ve orada muhafaza edilir. Firma kendi e-posta sunucusu üzerinde size bir alan açarak e-posta işlemlerini oradan yapmanıza olanak tanır. 

Diğer bir firmadan daha iyi ve daha ekonomik bir kurumsal e-posta hizmeti alma imkanınız olduğunda eski firmanızdaki e-postalar yeni firmanızın sunucusuna taşınabilir. Bu işleme e-posta taşıma işlemi denmektedir. Firma değiştirdiğinizde eski serviste kalan e-postalar herhangi depolanmış veri gibi diğer firma üzerinde açılacak alana taşınabilir. Bu sayede eski yazışmalarınızı kaybetmeden işlerinize devam edebilirsiniz.

E-posta Taşıma Neden Yapılır?

E-postalarda firmalar için oldukça kritik veriler ve ticari iletişim bilgisi bulunur. Firmalar doğal olarak ticari işlerinde çok faydalı olan bu iletişim hafızasını kaybetmek istemezler. Bu yüzden e-posta taşıma işlemi birçok firma için büyük önem arz eder. 

Kurumsal e-postalarda en çok saklanan veriler;

• Fiyat Teklifleri 
• Ticari Sırlar Yazışmalar
• Resmi Yazışmalar (Resmi Makamlar, Mahkemeler vb Kurumlarla Yazışmalar)
• Gelen Giden Faturalar (Önemli Muhsabe Evrakları) 
• Projeler ve Detayları (Proje Ekleri, Proje Talep ve Onayları)
• Kurumsal İç Haberleşme Verileri (Toplantılar, Görevler vb)
• Müşteri İletişim Datası (E-postalar, Adresler, Telefon Numaraları vs)

Firmalar için oldukça önem arz eden bu bilgilerin kaybolmasını bu sebeple kimse istemez. Bu sebeple bu kritik öneme sahip bu bilgilerin servis değişikliği yapıldığında taşınması gerekir.  

E-posta Taşıma İşlemi Zor Bir İşlem midir?

E-posta taşıma işlemi zor olmasa da herkesin tek başına yapılabileceği bir işlem değildir. Bunun için taşıma işlemi yapılacak iki e-posta sunucusu arasında bir iletişim sağlamak gerekiyor. E-posta taşıma işlemi için yeni hizmet aldığınız firmadan teknik destek alarak işlemi yaptırabilirsiniz.

Taşıma işlemini kendiniz yapacaksanız aşağıdaki adımları takip edin;

• Outlook ve benzeri e-posta istemcilerinden birine taşıma yapılacak e-posta hesabını POP3 olacak şekilde ekleyin. 
• Eski sunucu üzerindeki veriler bu sayede bilgisayarınıza kaydedilecektir.
• Taşınacak yeni hesabı da, yeni sunucu (Gelen giden e-posta sunucusu ve port bilgileri vb) bilgilerini kullanarak aynı outlook istemcisinde IMAP olarak kurun.
• POP3 olarak kurduğunuz eski hesabına ait klasörde e-posta verileriniz kayıtlı olacaktır. Bu klasörleri tutarak yeni sunucu ile açtığınız IMAP hesabınızın klasörüne yapıştırın. Böylece eski sunucu üzerindeki e-postalar yeni e-posta sunucusuna aktarılmış olacaktır.

E-posta taşıma işlemi üç adımda gerçekleşir;

• Yeni hizmet aldığınız kuruluşta e-posta hesaplarını açmak; Taşımak istediğiniz e-posta adresinin aynısını kullanabilirsiniz. Bu işlem için taşınacak hesapların şifrelerine ve taşınacak e-posta sunucusunun IP adreslerine ihtiyaç vardır. 
• Taşıma saatini ve gününü belirlemek; E-posta alışverişlerinin en düşük olduğu saatlari seçmek taşıma sırasında veri kaybı yaşamanızı engeller. O sebeple ya akşam saatleri ya da haftasonu taşıma işlemi yapmak daha uygundur. Verilerin boyutuna göre bu süre yarım saatle bir gün arasında sürebilir. 
• Taşıma işlemi sonrası DNS ayarlarını yapmak; Yeni sunucuya e-postalarınızı taşıdıktan sonra iletişimin yeni e-posta sunucusu üzerinden sağlanması için alan adınızın yeni e-posta sunucusu ile eşleştirilmesi yani DNS yönlendirmelerinin yapılması gerek. Bu işlemi de yine teknik destek ekibinin yardımıyla gerçekleştirebilirsiniz.

Ücretsiz E-posta Taşıma Hizmeti Nedir?

E-posta verilerinin taşıma işlemi yeni hizmet alacağınız firma tarafından yapılması gerekiyor. Bu işlem ekstra bir işlem olduğu için birçok firma bu konuda destek vermez. ProMail’in ücretsiz e-posta taşıma hizmeti vardır ve e-postalarınızı özenle taşımaktadır.

E-posta Servisini Değiştirmek Ne Kadar Kolaydır?

Birçok kişiye ürkütücü ve zor gelen bu işlem aslında yukarıda anlattığımız üzere oldukça kolay ve basittir. Müşterilerinizle iletişiminiz kopmadan başka bir e-posta servisine hızlı ve kolay bir şekilde geçiş yapabilirsiniz. Sırf bu işlemin zor olduğunu düşündüğü için çok yüksek meblağlar ödediği servisleri değiştiremeyenler vardır. 

Bu maliyetlerden kurtulmak artık oldukça kolay, siz de şimdi ProMail’e geçin ve yüksek kotalı ve uygun fiyatlı kurumsal e-posta paketlerini inceleyin, ücretsiz taşıma hizmetinden yararlanarak hemen bugün e-posta alışverişine başlayın.