Kurumsal E-posta Nedir? Nasıl Bir Faydası Vardır?

Elektronik haberleşmenin en önemli bileşenlerinden biri olan e-posta iş hayatının vazgeçilmezlerinden biri olarak karşımıza çıkıyor. 1990 yıllarının başından beri kullandığımız bu hizmet hala kurumsal haberleşme için aktif bir şekilde kullanılıyor. Peki Neden Kurumsal E-posta Kullanılmalı?, Kurumsal E-posta Kullanmanın Faydaları Nedir?, Ücretsiz e-posta Servislerinden Farkları Nedir? gibi sorulara cevap bulacağımız bir yazıyla yine karşınızdayız. Şimdi detaylara geçelim… 

Kurumsal Mail Adresi (Kurumsal E-posta) Nedir?

Kurumsal mail adresi veya kurumsal e-posta hizmeti, marka veya işletme adınıza bağlı olarak tescil ettiğiniz bir alan adına bağlı çalışan, yüksek depolama alanı ile konfigüre edebileceğiniz ve Spam filtresi, e-posta Antivirüs koruması gibi ekstra özellikler sunan ücretli bir hizmettir.

Kurumsal e-posta servisleri birçok özelliği de içinde barındırır;

• Yüksek Depolama Alanı
• Gelişmiş AntiSpam 
• Gelişmiş Antivirüs
• Yüksek Inbox Oranı
• Gelişmiş Paylaşımlı Takvim
• Kişiler
• Görevler
• 7 / 24 Teknik Destek
• KVKK’ya Uyumluluk (Sadece Verileri Türkiyede Tutan Firmalar)
• Ücretsiz E-posta Taşıma Hizmeti

Ücretsiz servislerden oluşturulan e-posta hizmetleri de çok sık kullanılıyor ancak, bu hizmetler oldukça kısıtlı imkanlar sunduğu, kendi markanızla hesap oluşturma şansınızın düşük olması ve karşı tarafta bırakacağı gayriciddi intiba nedeniyle tavsiye edilmeyen bir durumdur.

Kurumsal E-posta Oluşturmak İçin Nelere İhtiyacınız Var?

Kurumsal e-posta hizmetini bu hizmeti veren ProMail gibi bir kuruluş üzerinden aktive edebilirsiniz. Bunun için gerekli olan şeyler;

• Bir Alan Adı (Domain)
• Alan Adının DNS Yapılandırma Alanına Erişim
• Kurumsal E-posta Hizmeti

1. Alan Adı (Domain)

Şirketiniz veya markanıza ait bir alan adınız varsa doğrudan bu adresi kullanabilirsiniz. Hatta yayında olan bir internet sitesine bile ihtiyacınız yoktur. Bu alan adına bağlı çalışan e-posta hesaplarını hizmeti aldığınız kuruluş üzerinden oluşturacaksınız. 

Bir alan adınız yoksa yine bu kuruluş size alan adı tescili konusunda hizmet verecektir. Dikkat etmeniz gereken konu e-posta adresinde kullanıcı kısmının da ekleneceği için uzun bir alan adı kullanmak soruna yol açabilir. Çok uzun e-posta adresi oluşturmamak için kısa bir alan adı kullanmak daha mantıklı olacaktır.

Genelde kullanılan kurumsal e-posta adresi modelleri;

• isim.soyad@alanadiniz.com
• isimsoyad@alanadiniz.com
• isim@alanadiniz.com
• info@alanadiniz.com
• muhasebe@alanadiniz.com
• isim.soyad@markaniz.com

şeklinde olabiliyor. En kullanışlı olan hali ise adınız ve soyadınızla birlikte oluşturacağınız ve arasına bir nokta koyarak ikisini ayırdığınız modeldir.

2. Alan Adının DNS Yapılandırma Alanına Erişim

Alan adınız varsa bu alan adını tescil ettiğiniz servis üzerinden DNS yapılandırma ayarlarının yapılması gerekir. Bu ayarlar;

• MX (Gelen Giden E-posta Sunucusu) Adı ve
• CNAME (Mail Sunucusu) Bilgileri
• Varsa SRV Bilgileri
• SPF (Sender Policy Framework) Bilgileri
• DKIM Bilgileri

Bu bilgileri hizmeti aldığınız kuruluş size aktaracaktır. Bu yapılandırma ayarlarını alan adınızın kayıtlı olduğu isim sunucusu (Name Server) üzerinden yapmak gerekir. Eğer bir cPanel girişiniz varsa oradan da ekleyebilirsiniz.

Bağlı bulunduğunuz isim sunucusunu bilmiyorsanız, WhatsMyDNS adresine giderek adres çubuğuna alan adınızı yazıp NS (Name Server) sorgusu yapın. Bu şekilde alan adınızın ayarlarını hangi kuruluştan (Alan adı veya Hosting kuruluşu) yapmanız gerektiğini bulabilirsiniz.

3. Kurumsal E-posta Hizmeti

Eğer iki bileşen hazır ve sizin erişiminize açıksa geriye bir kurumsal e-posta paketi seçerek hizmeti satın alıp aktive etmek kalıyor. Kaç adet e-posta hesabı oluşturacağınızı belirleyerek bu hizmeti satın alıp, o servis üzerinde e-posta hesaplarını oluşturacaksınız. 

Ticari İşletmeler Neden Kurumsal E-posta Kullanmalıdır?

Öncelikle aslankral58@gmail.com, yalnizkurt46@msn.com gibi e-posta hesapları belki gençlik çağlarında işinizi görmüş olabilir, ancak iş dünyasında böyle bir mail adresinden gelecek bir fiyat teklifini siz olsanız ne kadar ciddiye alırsınız. Ticari alışveriş içinde olacağınız kişi ve kuruluşların size itibar göstermesi için ciddiye alınacak bir e-posta hesabı kullanmalısınız. 

Kurumsal e-posta kullanmak muhatabınızda oluşturacağınız ilk intiba için büyük önem arz eder. Bir iş görüşmesine T-Shirt ve terlikle gidilmeyeceği gibi iletişim kanallarında kullanacağınız e-posta adresini de doğru seçmek gerekir.

Kurumsal E-posta Kullanmanın Faydaları

Profesyonel kurumsal e-posta hizmetlerinin, standart e-posta hesaplarına göre birçok avantaj vardır;

• Yüksek Depolama Alanı; ücretsiz servisler size genelde çok küçük depolama alanı verirler ve bu nedenle kotanız dolunca e-posta alamaz hale gelirsiniz. Bu nedenle ya gelen giden kutunuzu boşaltır ya da outlook gibi e-posta istemcileri kullanarak mailleri POP3 protokolü ile bilgisayarınıza indirmek zorunda kalırsınız.
• Gelişmiş AntiSpam; ücretli servisler size temiz bir gelen kutusu sunmak için Mail Gateway üzerinde Spam denetimleri yaparlar. Bu sayede Spam iletileri görmezsiniz bile. Ücretsiz servislerde ise genelde böyle bir denetim yoktur. Bu sebeple çok fazla Spam (İstenmeyen) ve Sosyal Mühendislik (Dolandırıcılık) maillerine maruz kalırsınız.
• Yüksek IP Adresi İtibarı; Ücretli servisler IP Load Balancing yaparlar, yani mailler farklı IP adresleri üzerinden dengeli bir şekilde yollanır. Bu sebeple iletileriniz %99 oranında alıcının Gelen Kutusuna düşer böylece, maillerinizin dikkate alınacağından emin olursunuz. Ancak ücretsiz e-posta servislerinde çok sayıda kullanıcı kısıtlı sayıdaki IP adresleri üzerinden yollandığı için IP adresleri sıklıkla karalisteye düşer. Bu sebeple iletileriniz sadece bu sebeple Spam ileti kategorisine düşebilir ve alıcının Spam Klasörüne düşmesine veya hiç teslim alamamasına yol açabilir.
• Gelişmiş Türkçe WebMail; ücretli servisler kullanıcıya verdikleri E-posta yönetim sayfalarında; 
  • Gelişmiş Takvim
  • Kişiler
  • Görevler
  • Toplantı

gibi özellikler sunar. Bu özellikler ile ekip yönetimi yapmak ve işleri organize etmek oldukça kolaydır. Mail grupları oluşturup gelen mailleri ilgili kişilere dağıtmak da kullanışlı bir özelliktir. Ancak ücretsiz serviler bu özellikleri sunmazlar.

• 7 / 24 Teknik Destek; ücretli servisler soracağınız soru ve önerileriniz için 7 gün 24 saat mesajlaşma, telefon veya Ticket sistemi ile teknik destek sağlarlar. Ücretsiz servislerde böyle bir hizmet yoktur. Bir sorun yaşadığınızda size yardımcı olacak bir kişi bulmak çok değerlidir.

Ücretsiz E-posta Servislerini Kullanmanın Ne Zararı Var?

Yakın zamanda Yandex kullanıcıları, gönderdikleri iletilerin alıcılarına ulaşmamasından çok fazla şikayet etmeye başladılar. Bunun sebebini araştırdığımızda ise Rusya Ukrayna savaşı nedeniyle gelişen mevcut durumun olumsuz bir sonuç yarattığına şahit olduk.  

Bu durum nasıl gelişti derseniz, uluslararası internet hizmetleri ve servislerinin kontrolünün Amerikanın elindedir. Rusya’nın haksız bir şekilde Ukrayna üzerinde baskı ve operasyonlar oluşturduğunu düşünen Amerika, Rusya’nın elinde tuttuğu IP adreslerini kara listeye aldı. Bu şekilde etiketlenen IP adresleri yüzünden Yandex gibi Rus menşeili e-posta hizmetleri de sekteye uğramış oldu. 

Bu durumda kimin haklı kimin haksız olduğunu tartışmıyoruz, sadece durum tespiti yaptığımızı da belirtmekte fayda var. Sonuç olarak Yandex örneğinde olduğu gibi sorunlar her zaman yaşanabilir. 

Bundan başka ücretsiz servisler daha önceden belirtildiği gibi düşük miktarda depolama alanı sunuyorlar. Sadece dolmuş bir gelen kutusu nedeniyle fiyat teklifinize gelecek ve hasretle beklediğiniz cevabı hiç alamayabilirsiniz, hatta bu durumun farkına vardığınızda iş işten geçmiş bile olabilir.

Ücretsiz servislerin güvenlik konusundaki yaklaşımlarını bilmek de imkansızdır. E-postalarınızın güvenle saklandığının, ya da bir gün toptan silinmeyeceğinin garantisi yoktur. Bu ve bunun gibi ve daha önceki başlıklarda anlattığımız faktörler nedeniyle  kurumsal e-posta hizmeti almak oldukça önemlidir.