Yıllık izin, resmi tatil, iş seyahati veya toplantı gibi ofis dışında olduğunuz dönemlerde iş ortaklarınızın, müşterilerinizin ve çalışma arkadaşlarınızın e-postalarına anında geri dönüş sağlayamamak iş akışlarında aksamalara veya belirsizliklere yol açabilir.
ProMail Kurumsal E-Posta Webmail altyapısında yer alan Otomatik Cevaplayıcı (Auto-Responder / Out of Office) özelliği sayesinde, bilgisayarınız veya telefonunuz kapalı olsa bile sunucu düzeyinde gelen iletilere belirlediğiniz tarihler arasında otomatik bilgilendirme mesajları gönderebilirsiniz.
⚡ Hızlı Özet: Otomatik Cevaplayıcı Özellikleri
| Özellik | Açıklama |
|---|---|
| Çalışma Seviyesi | Doğrudan ProMail sunucularında çalışır; istemcinizin açık olmasına gerek yoktur. |
| Zamanlama | Başlangıç ve bitiş tarihi/saati tanımlanabilir; süresi dolunca otomatik kapanır. |
| Döngü (Loop) Koruması | Aynı göndericiye gün içinde sadece 1 kez otomatik yanıt iletir (posta kuyruğu şişmesini önler). |
| İçerik Desteği | Zengin metin (HTML), kurumsal imza ve alternatif iletişim bilgileri eklenebilir. |
| Erişim Adresi | https://mail.alanadiniz.com veya hizmet sunucu adresi (Örn: https://tera.promail.com.tr). |
1. Webmail Otomatik Cevaplayıcı Menüsüne Erişim
- Tarayıcınızdan Webmail adresinize (
https://mail.alanadiniz.com) kurumsal e-posta adresiniz ve şifrenizle giriş yapın. - Sağ üst köşede veya sol gezinti çubuğunda yer alan “Ayarlar (Dişli Çark)” simgesine tıklayın.
- Sol menü ağacında “Hesap Ayarları” veya “E-posta” kategorisi altındaki “Otomatik Cevaplayıcı” (Auto-Responder) sekmesini seçin.
Görsel 1: ProMail Webmail ayarlar ekranı üzerinden hesap parametrelerine erişim.
2. Adım Adım Otomatik Yanıt Kuralı Tanımlama
Otomatik yanıt formunu doldururken aşağıdaki alanları yapılandırın:
1. Durum (Etkinleştirme)
- Otomatik Cevaplayıcıyı Etkinleştir: Kutucuğu işaretleyerek kuralı aktif hale getirin.
2. Zaman Aralığı (Tarih ve Saat Seçimi)
- Yalnızca belirli bir zaman aralığında yanıtla: Bu seçeneği işaretlemeniz önerilir. Böylece tatil dönüşünüzde otomatik yanıtı manuel olarak kapatmayı unutsanız dahi sistem belirlediğiniz bitiş tarihinde kendiliğinden durdurulur.
- Başlangıç Tarihi: İzninizin veya seyahatinizin başladığı gün ve saat.
- Bitiş Tarihi: Ofise döneceğiniz gün ve mesai başlangıç saati.
3. Konu Başlığı (Subject)
- Varsayılan olarak
Ofis Dışındayım: [Orijinal Konu]veyaOtomatik Yanıt: İznim Hakkındaşeklinde kurumsal ve net bir başlık belirleyin.
4. Mesaj Gövdesi (E-posta İçeriği)
Zengin metin editörünü kullanarak profesyonel bir bilgilendirme metni oluşturun.
Merhaba,
Şu anda 19 Ekim 2026 - 26 Ekim 2026 tarihleri arasında yıllık izin nedeniyle ofis dışındayım.
Bu süre zarfında e-postalarıma sınırlı erişimim olacaktır.
Acil operasyonel ve teknik konularınız için aşağıdaki yetkili çalışma arkadaşlarımla iletişime geçebilirsiniz:
- Teknik Destek: [email protected] / Dahili: 104
- Satış ve Teklif: [email protected]
Mesajınıza dönüşümü 26 Ekim Pazartesi günü mesai başlangıcında memnuniyetle gerçekleştireceğim.
Saygılarımla,
Ahmet Yılmaz
Kurumsal Müşteri Yöneticisi | Firma Adı A.Ş.
Görsel 2: Zengin metin editörüyle kurumsal iletişim şablonunun hazırlanması.
3. Yanıt Sıklığı ve Akıllı Döngü Koruması
Otomatik cevaplayıcılarda en sık karşılaşılan sorun; iki otomatik yanıt sisteminin veya e-posta bültenlerinin birbirine sonsuz döngüde posta göndermesi (Mail Loop) tehlikesidir.
ProMail gelişmiş posta motoru bu durumu otomatik olarak engeller:
- Gönderim Sıklığı (Response Frequency): Aynı e-posta adresi size aynı gün içinde 5 farklı posta gönderse bile, otomatik cevaplayıcı o kişiye yalnızca ilk e-postasında 1 adet otomatik yanıt iletir.
- Bülten ve No-Reply Filtresi: Sistemik iletiler (
noreply@,bounce@,mailer-daemon@) otomatik olarak tespit edilir ve bu adreslere gereksiz yanıt gönderimi yapılmaz.
4. Tatil Dönüşü Otomatik Cevaplayıcıyı Kapatma
Eğer kuralınıza bir bitiş tarihi tanımlamadıysanız veya planlanandan daha erken ofise döndüyseniz:
- Webmail’e giriş yapın.
- Ayarlar > Otomatik Cevaplayıcı sayfasına gelin.
- “Otomatik Cevaplayıcıyı Etkinleştir” kutucuğundaki işareti kaldırın.
- “Kaydet” butonuna basarak kuralı devre dışı bırakın.