E-Postalarınız Neden SPAM’a Düşer?

E-postalar, dijitalleşen iş hayatının hala vazgeçilmez iletişim araçlarından biri olmayı sürdürüyor. Yazışmalar, teklifler ve ekip içi iletişimin yazılı olarak E-posta hesaplarında kaydının tutuluyor olması işletmelere büyük kolaylık sağlıyor tabi ki. Ancak, E-posta kullanırken de bazı sıkıntılar yaşanabiliyor. Örneğin ileti alışverişinde yaşanan sorunlardan en büyüklerinden birinin, gönderdiğiniz E-postanın (E-mail) alıcının SPAM (İstenmeyen) klasörüne düşmesi olduğunu söyleyebiliriz. 

Spam klasörüne düşen bir E-posta örneğin çok değerli teklifinizin veya sunum dosyasının ilgili kişiye ulaşmaması anlamına gelir. Peki gönderdiğiniz E-posta neden alıcının gelen kutusu yerine SPAM klasörüne düşer? Şimdi isterseniz bunun sebeplerini ve bu durumdan nasıl kurtulacağınızı anlattığımız yazımızın devamına geçelim.

Spam Mail (E-posta) Nedir?

Spam, E-posta, telefon veya faks yoluyla çok sayıda kişiye aynı anda gönderilen elektronik iletilere verilen isimdir. E-postalar (E-mail) ilk kullanılmaya başlandığında ücretsiz olduğu için reklam veya farklı amaçlarla kullanımı oldukça yaygınlaştı. Bir tanıtım broşürü basmanın ve dağıtmanın maliyeti düşünülünce kabul edilebilir bir durum tabiki. 

Ancak durum manipülasyon, dolandırıcılık ve farklı amaçlara hizmet etmeye başlayınca E-posta servisleri böyle E-postaları SPAM olarak değerlendirip engelleneceği veya kullanıcıları rahatsız etmeyecek hale getirmenin yolunu aramaya başladılar. Rahatsız edici amaçlarla oluşturulan E-postaları önlemenin yolunu Spam filtreleme metoduyla çözdüler. Ancak bazen bu filtreleme işlemi, gayet masum E-postaların da Spam yani istenmeyen ileti olarak işaretlenmesine yol açabiliyor.

Spam Filtreleme Nedir? Nasıl Yapılır?

Spam filtreleme, E-posta sunucularının gelen E-postaları IP adresi, içerik, eklenti ve aynı anda gönderim sayısına göre ayrıştırmak esasına göre yapılır. SPAM filtreleme için oluşturulan özel Mail Gateway’leri çeşitli kural setleri ile E-postaları ayrıştırır, önemli veya önemsiz olarak işaretleyerek alıcıya iletir veya tamamen reddeder.

Bir E-posta’nın Spam olup olmadığına karar vermek için şu kriterlere bakılır;

• IP Adresi Black List’e girmiş mi?
• Cinsel içerik, ilaç veya agresif reklam veya Pishing söylemleri var mı?
• Eklenen dosyaların türü ve içeriği.
• İleti, içinde yasaklı kelimeleri barındırıyor mu?
• Aynı anda kaç kişiye gönderilmiş?
• Göndericinin SPF doğrulaması var mı? 
• Gönderenin E-posta hesap adı gerçek bir kullanıcı hesabına benziyor mu? 

E-postanızın Spam Klasörüne Düşmemesi İçin Ne Yapılmalıdır?

Spam E-posta kriterleri her E-posta sunucusunda farklı olabilir. Bazı firmalar yoğun Spam denetiminin iletişimi sekteye uğratmasından dolayı bunu istemeyebilirler ancak çoğunluğu bu konuda daha sıkıdır. 

Ayrıca alıcının Spam kriterleri sizin etki edemeyeceğiniz bir durumdur. Bu sebeple Spama düşmek istemiyorsanız öncelikle bu kurallara uygun E-posta oluşturmanız gerekiyor. E-posta aldığınız servis sağlayıcı size Spam iletiler konusunda ne ölçüde yardımcı olacağı belli olmayabilir. Ancak basit Webmail hostingler üzerinden değil de Kurumsal E-posta hizmetlerinden yararlanmanız sizi koruyacaktır.

E-posta hesabınızın SPF, DMARC, DKIM Kaydını Oluşturun

E-posta sağlayıcınızdan SPF, DMARC ve DKIM kayıtlarının yapılıp yapılmadığını sorgulayın. Bu kayıtlar E-posta iletisinin yetkili IP tarafından gönderildiğinin kanıtıdır. 

• SPF (Sender Policy Framework); iletinin yetkili IP adresinden geldiğini belli eden bir kayıt türüdür. Örneğin; v=spf1 include:_spf.promail.com.tr -all  SPF kayıt türüne örnek olarak verilebilir. Siz de alan adınızı buradan sorgulayarak SPF kaydınızı kontrol edebilirsiniz.
• DKIM (Domainkeys Identified Mail); Yani Alan Adı Anahtarı ile Tanımlanmış E-posta, alan adınıza oluşturulan özel bir anahtar yardımı ile gönderen kişinin bu alan adına haiz bir gönderici olduğunu ve iletinin veya eklerinin göndericiden çıktıktan  değişime uğramadığını kanıtlamak için kullanılan bir diğer yöntemdir. Alan adınıza ait DKIM kaydınızı buradan kontrol edebilirsiniz.
• DMARC (Domain-Based Message Authentication Reporting and Conformance); Alan adı Tabanlı İleti Kimlik Kontrolü, Raporlama ve Uyumluluk şeklinde tanımlanan bir doğrulama metodudur. E-postaların sadece alan adını kullanmaya yetkili kişilerce oluşturulduğunun kanıtlandığı bir diğer sahte hesap kontrol yöntemidir. DMARC kaydınızı buradan sorgulayabilirsiniz.

Profesyonel E-posta hizmeti satın aldığınızda tüm bu kayıt işlemleri ProMail tarafından eksiksiz oluşturulur.

E-posta İçeriğinizi Özenle Hazırlayın

E-posta içeriğini oluştururken kullanacağınız kelimeler Spam filtresine takılmanıza doğrudan etki eder. Belirli ilaç isimleri , HTML koduyla oluşturulan E-postalar, Adult ve Warez içerik algısı yaratacak kelimelerden uzak durmalısınız. Özenle seçtiğiniz kelimelerden oluşan Text bazlı E-postalar SPAM’a düşmenizi engellediği gibi, alıcı tarafından da olumlu şekilde değerlendirilmesine yardımcı olabilir.   

E-postanıza Eklediğiniz Dosyalara Dikkat Edin

Dosya ekleri, bir E-posta iletisinin ne amaçla gönderildiğini belli eden unsurlardandır. Spam filtre sistemleri ve Antivirüs yazılımları genelde yapay zeka kullanılarak oluşturulur. Genel ve sıkıntı yaratmayan JPG, JPEG, PNG uzantılı ve çok büyük boyutlu olmayan görseller kullanın. Bunun haricinde zararlı yazılım izlenimi verecek kodlar kullanmaktan kaçının.

Profesyonel ve Kurumsal E-posta Hizmetlerinden Yararlanın

Webmail Hosting paketleri uygun fiyatlı ve kullanışlı gibi durur ancak kendi içinde birçok sorunu da barındırır. Hosting paketi aldığınız zaman açılan Web Mail hesapları hem kota hem de kabiliyet açısından sizi tatmin etmeyecektir. Kurumsal E-posta kullanarak ücretsiz Antispam, Antivirüs yazılımlarından yararlanır ve İnbox garantili E-postalar oluşturma şansını elde edersiniz. 

ProMail Kurumsal E-posta Paketleri;

• AntiSpam
• Antivirüs
• Paylaşımlı Takvim Uygulamaları
• Yüksek E-posta Depolama Alanı
• Otomatik Yanıtlama Sistemi
• Adres Listesi
• Kara Liste Kontrolü ve Yönetimi
• Dosya Paylaşımı

ve daha birçok özelliği de içinde barındırıyor.

Aynı Anda Yolladığınız E-posta Sayısına Dikkat Edin

Aynı anda birçok kişiye E-posta göndermek zaman yönetimi açısından iyi bir çözüm gibi görünse de iletilerinizin hiç ulaşmamasına neden olabilir. Çünkü Spam davranışı tam da bu şekilde çalışıyor. Çok sayıda E-posta adresi özel ve hazır listeler kullanılarak sıradan binlerce kişiye gönderiliyor. Siz de çok sayıda çalışanı olan bir işletmeyseniz benzer bir algı yaratabilirsiniz. Bunu önlemek için; 

• Alıcı sayısını mümkün olduğunca az tutun. 
• Mümkünse listeyi bölerek ve gün içinde zamana yayarak gönderin.
• Listenizden aktif olmayan E-posta adreslerini çıkarın.

IP Adresiniz İçin IP Kara Liste Kontrolü Yapın

Çok sayıda kişiye aynı anda E-posta göndermek Spam filtresine takılmasına yol açabilir, ayrıca bu yönteme sık başvurmak IP adresinizin Blacklist (Kara Listeye) düşmesine neden olabilir. Kendi sunucunuzdan yoğun E-posta gönderimi yapmak da IP adresinizin kara listeye düşmesine neden olabilir. Ip Adresinizin kara listeye girip girmediğini kontrol etmek için web tabanlı bu araçtan yararlanabilirsiniz.

Bu sebeple yoğun E-posta gönderimi yapacaksanız ProMail gibi çok sayıda IP adresiyle bağlantılı E-posta sunucularına sahip Profesyonel ve Kurumsal E-posta hizmetlerinden yararlanın.